IT e ufficio: come assicurarne la massima operatività
Quando si gestisce l’operatività quotidiana di più soggetti è naturale chiedersi come concretizzare la migliore integrazione IT e ufficio. Il primo punto da considerare al proposito è la connettività internet verso l’esterno.
Questo aspetto deve essere curato con molta attenzione, tenendo sempre ferma la consapevolezza che senza collegamento a internet non si lavora. Per soddisfare tutte le esigenze in merito è quindi necessario disporre di una linea performante, che può essere fibra o ADSL.
Fondamentale è anche avere una seconda linea di back up. Quest’ultima, può essere su rete Hyperplan WIFI o su 4G. Essenziale è anche un sistema modem + router che sia in grado di offrire uno switch automatico in caso di problematiche relative alla rete. Nodale è pure il firewall, principale difesa dagli attacchi esterni.
Grazie a queste soluzioni, si riesce a gestire con facilità anche la telefonia VoIP (ormai diffusa capillarmente sia nelle aziende private sia nella PA), che si basa su centralini virtuali esenti da rotture o scariche.
Come gestire i device su cui si lavora
Per chi non possiede sistemi Windows e da tempo lavora con un gestionale in cloud, una soluzione senza dubbio interessante è il sistema operativo Linux. Basta infatti lavorare con il mouse e interfacciarsi con finestre in tutto e per tutto simili a quelle di Windows.
Ci sono ovviamente delle differenze, per esempio la possibilità di utilizzare Thunderbird al posto di Outlook e LibreOffice in luogo della suite Microsoft Office. Da ricordare è anche la possibilità di navigare con il browser Firefox in totale sicurezza.
Attenzione! Il quadro appena descritto non è un modo per dire che, quando si punta a ottimizzare il binomio IT ufficio, si debbano scartare le soluzioni Microsoft in quanto di qualità peggiore rispetto ad altre.
Bisogna solo fermarsi un attimo a riflettere e considerare aspetti come il costo di licenza. Basta davvero poco tempo per rendersi conto che esistono numerose alternative che possono risultare più che sufficienti per gli obiettivi che si vogliono raggiungere.
Inoltre, quando si lavora con Linux, è possibile dire addio a un problema enorme, ossia quello dei virus. Non è necessario che i device siano performanti. In alcuni casi, vanno bene anche macchine datate. Oggi come oggi, infatti, si può parlare di compatibilità con tantissimi device, che vanno dalle stampanti laser alle fotocopiatrici.
Proseguendo con i consigli per ottimizzare la gestione dei device utilizzati nel quotidiano, è il caso di ricordare l’importanza di affiancare ai PC dei validi gruppi di continuità. La loro assenza è molto pericolosa. Non considerarli sarebbe come andare in macchina senza cinture.
Come gestire la posta elettronica
Per avere il meglio dal binomio IT ufficio conta tantissimo anche la gestione della posta elettronica. Al giorno d’oggi non vale davvero la pena impegnarsi in pesanti e lunghi back up. Esistono soluzioni infatti soluzioni che permettono di risparmiare tempo e di demandare al sistema stesso il compito di gestire il back up.
Basilare per rendere davvero efficiente la gestione è anche il ricorso al protocollo IMAP, che consente una perfetta sincronizzazione con i dispositivi mobile, ormai essenziali per le aziende che vogliono operare in maniera agile.
Per quel che concerne i dati che si ricevono tramite mail, è fondamentale disporre di un NAS di rete o di un server centralizzato, ai quali accedere attraverso specifiche credenziali che consentono di visualizzare e modificare le varie cartelle di lavoro.
In conclusione è doveroso un cenno alla cablatura di rete, che deve essere progettata e supervisionata da un professionista con nozioni informatiche, onde evitare futuri rallentamenti nella copia dei file ed eventuali danni alle copie stesse, situazioni frequenti quando ci si affida a chi non è sufficientemente specializzato.
